(Thanhhoa.dcs.vn): Công tác văn thư là nhiệm vụ quan trọng, gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; tác động trực tiếp đến việc giải quyết công việc hàng ngày và chất lượng, hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị.

Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư; trong những năm qua, Văn phòng Tỉnh ủy đã tích cực triển khai thực hiện quyết liệt, hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Thường trực Tỉnh ủy.

Cán bộ Phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Tỉnh ủy trong giờ làm việc. (Ảnh: BBT)

Công tác quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư được quan tâm triển khai đồng bộ. Ngay sau khi nhận được các văn bản của Trung ương, Văn phòng Tỉnh ủy đã thực hiện sao gửi kịp thời đến các Ban của Tỉnh ủy, các huyện, thị, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, Báo Thanh Hoá, Trường Chính trị tỉnh để thực hiện. Bên cạnh đó, đã tham mưu cho Thường trực, Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành nhiều văn bản để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, như: Quyết định số 1881-QĐ/TU ngày 03/02/2023 “Về ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Đảng trong các cơ quan, tổ chức đảng thuộc Đảng bộ tỉnh Thanh Hóa”; Quyết định số 3200-QĐ/TU ngày 02/4/2024 về ban hành Quy chế quản lý, vận hành, khai thác hạ tầng, ứng dụng và đảm bảo an toàn thông tin trên mạng CNTT các cơ quan, tổ chức đảng thuộc Đảng bộ tỉnh Thanh Hóa; Công văn số 1104-CV/TU ngày 08/6/2023 về việc rà soát, báo cáo công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin trong mạng thông tin diện rộng của Đảng; Công văn số 1517-CV/TU ngày 25/3/2024 về việc tăng cường công tác bảo vệ BMNN trong các cơ quan, tổ chức đảng; Chỉ thị số 26-CT/TU ngày 30/8/2024 “Về cường sự lãnh đạo của các cấp ủy đảng đối với công tác bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh”; Quy trình quản lý văn bản mật đến, quản lý văn bản mật đi; lập danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan... Qua đó, đã kịp thời đôn đốc, chấn chỉnh, khắc phục những hạn chế, thiếu sót trong tổ chức và hoạt động, từng bước đưa công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội đi vào nền nếp, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu tham mưu, phục vụ cấp ủy và lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.

Việc thực hiện công tác văn thư tại Văn phòng Tỉnh ủy được tổ chức thực hiện khoa học, bài bản, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc nhanh, chính xác, hiệu quả. Đã phân công cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, gồm: 01 cán bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý văn bản đi, 01 cán bộ quản lý văn bản đến và 01 cán bộ phô tô tài liệu. Các văn bản đi, đến đều được quản lý qua hệ thống sổ theo dõi và Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp của Đảng bộ tỉnh; đối với các văn bản mật được quản lý, theo dõi bằng sổ riêng. 100% văn bản đi, đến được cập nhật, đăng ký, quản lý, truyền nhận trên Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp của Đảng bộ tỉnh; 100% văn bản đi được ký số và 100% văn bản đến (trừ văn bản mật) được số hóa và lưu trữ trên máy tính, phục vụ việc quản lý, khai thác, lập hồ sơ công việc, đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy.

Cán bộ văn thư Văn phòng Tỉnh ủy xử lý văn bản trên Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp của Đảng bộ tỉnh.

(Ảnh: BBT)

Công tác quản lý con dấu được thực hiện nghiêm túc; Văn phòng Tỉnh ủy thường xuyên tự kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cấp ủy và cơ quan nhằm phát hiện những sơ hở, thiếu sót để kịp thời chấn chỉnh, xử lý, khắc phuc, bảo đảm tuyệt đối an toàn các loại con dấu theo quy định. Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác văn thư được trang bị đầy đủ, như: Máy tính, máy scan, máy photocopy, máy in, máy fax, tủ, giá để tài liệu..., góp phần bảo đảm cho công tác văn thư cơ quan được nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện. Công tác bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước tại Văn phòng Tỉnh ủy được chú trọng thực hiện nghiêm túc, theo đúng quy định của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước, Quyết định số 1722/QĐ-TTg ngày 03/11/2020 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật Nhà nước của Đảng và các quy định có liên quan.

Công tác văn bản hóa các hoạt động của cấp ủy và ghi biên bản hội nghị được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc. Các hội nghị của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy được Văn phòng Tỉnh ủy ghi biên bản đầy đủ, hoàn thiện thể thức đề ký và lập hồ sơ hội nghị đúng quy định; các kết luận hội nghị được văn bản hóa chậm nhất sau 4 ngày làm việc. Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan được thực hiện đúng quy định. Tại Văn phòng Tỉnh ủy, hồ sơ hội nghị Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy được lập đầy đủ; riêng các hội nghị, cuộc họp nội bộ, bàn về công tác cán bộ do đồng chí Chánh Văn phòng Tỉnh ủy ghi biên bản và cập nhật hồ sơ, đồng thời Ban Tổ chức Tỉnh ủy lưu hồ sơ về công tác cán bộ, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy lưu hồ sơ xử lý kỷ luật đảng. Nhìn chung, cán bộ văn thư của Văn phòng Tỉnh ủy có ý thức, trách nhiệm cao trong việc lưu trữ tài liệu và giao nộp hồ sơ đầy đủ về Kho Lưu trữ Tỉnh ủy. Trung bình hằng năm, bộ phận Văn thư Tỉnh ủy tiếp nhận khoảng 16.500 văn bản đến, phát hành khoảng 4.500 văn bản đi và nhiều tài liệu phục vụ các hội nghị của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Thường trực Tỉnh ủy; đóng dấu chữ ký và dấu cấp uỷ trên 13.000 quyết định tặng Huy hiệu Đảng. Ngoài tiếp nhận và phát hành số lượng văn bản đi, đến, bộ phận Văn thư còn tiếp nhận, cấp phát khối lượng lớn văn kiện các Hội nghị Trung ương và sách của đồng chí Tổng Bí thư cho các cơ quan, đơn vị, bảo đảm chất lượng, đầy đủ, kịp thời.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác Văn thư của Văn phòng Tỉnh còn một số khó khăn, hạn chế đó là: Khối lượng công việc giải quyết thường xuyên hằng ngày của cán bộ Văn thư lớn nên chưa dành được nhiều thời gian để tự nghiên cứu, cập nhật các văn bản, quy định mới của Trung ương liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư; việc rà soát, lập hồ sơ công việc để giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy có lúc, có việc chưa đầy đủ, kịp thời…

Trong thời gian tới, để công tác Văn thư của Cơ quan Văn phòng Tỉnh ủy được thực hiện tốt hơn, hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, đề xuất một số nhiệm vụ, giải pháp như sau:

Thứ nhất, tiếp tục phổ biến, quán triệt đầy đủ, sâu sắc về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Tỉnh ủy nói chung và cán bộ làm công tác văn thư nói riêng; trên cơ sở đó, chấp hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc, thống nhất, đồng bộ các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật Nhà nước, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng về văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

Thứ hai, thường xuyên theo dõi, cập nhật kịp thời các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy chế, quy định của Cơ quan, bảo đảm đồng bộ để tổ chức triển khai thực hiện thống nhất, hiệu quả. Đồng thời, tăng cường công tác tự kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan để phát huy những ưu điểm, kết quả đã đạt được; kịp thời khắc phục những hạn chế, thiếu sót, khuyết điểm, đưa công tác văn thư tại Văn phòng Tỉnh ủy ngày càng đi vào nền nếp, chất lượng, hiệu quả.

Thứ ba, nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức các phòng, đơn vị trực thuộc Văn phòng Tỉnh ủy trong việc lập hồ sơ công việc; phân công rõ trách nhiệm cho từng tập thể, cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện nghiêm túc quy định, quy trình ghi biên bản và văn bản hoá biên bản các cuộc họp, hội nghị của Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Thường trực Tỉnh ủy; lập đầy đủ hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng theo quy định.

Thứ tư, tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong việc gửi, nhận, quản lý, xử lý văn bản trên mạng, áp dụng chứng thư số, chữ ký số, lập hồ sơ điện tử, số hoá tài liệu, xây dựng, khai thác, sử dụng hiệu quả các cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ điện tử. Tập trung khắc phục những tồn tại, hạn chế trong quản lý và xử lý văn bản, nhất là đối với văn bản mật, không để xảy ra tình trạng lộ, lọt bí mật thông tin tài liệu, bảo đảm an ninh mạng, bảo mật thông tin trên mạng máy tính.

Thứ năm, tiếp tục quan tâm sắp xếp, bố trí cán bộ làm công tác văn thư đáp ứng yêu cầu phẩm chất đạo đức và đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định. Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư của Cơ quan được tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ; khuyến khích cán bộ chủ động tự đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ; thực hiện kịp thời, đầy đủ các chế độ, chính sách cho cán bộ làm công tác văn thư theo quy định./.

(BBT)